L’organizzazione conferenze stampa è un incarico fra i più particolari ed emozionanti che fanno parte del complesso delle azioni di comunicazione di un’azienda. Nel momento in cui nasce un nuovo articolo, viene comunicata una fusione, o l’introduzione di un nuovo servizio o tecnologia, si ha l’occasione di prendere in modo vigoroso l’attenzione del pubblico, che si tratti di un evento locale così come di un annuncio a livello nazionale. Se si vuole che il risultato sia perfetto – e lo vogliamo eccome, dato che non ci sarà una seconda occasione per fare una buona impressione – la fase di progettazione è vitale. Si tratta, senza dubbio, di un lavoro complesso, ma esistono almeno tre consigli semplici da seguire che possono fare la differenza:
1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione
Questo primo avvertimento potrebbe, a qualcuno, sembrare poco riguardoso di quanto siano in effetti importanti le notizie e le comunicazioni, di ogni tipo, che saranno contenuto della conferenza stampa in oggetto, ma in realtà non fa che esprimere una regola ben nota e testata della comunicazione di qualunque idea: il canale vale quanto il messaggio, e la scelta delle persone che esporranno i vostri annunci – così come il modo in cui lo faranno – peserà probabilmente, sull’effetto finale e sulla ricezione delle notizie importanti che dovete presentare, molto più del contenuto delle notizie stesse. Come scegliere? La logica raccomanderebbe di deputare il compito ad un esperto di comunicazione o di marketing, ma d’altro canto, sia per un fatto di corretttezza che anche di validità comunicativa e d’immagine, è importante dare voce a chi è stato maggiormente coinvolto negli eventi che si andranno a spiegare. La scelta migliore è quindi quella di accostare le cose, affidando la gestione e il coordinamento della comunicazione ad un esperto del settore, e riservando ruoli e parti precise a chi ha portato, nei fatti, a far avvenire quanto stiamo raccontando ai giornalisti.
2) Identificare una location appropriata
Se per un invito a cena non c’è posto migliore della propria casa, con tutto il suo stile e le sue peculiarità, non è invece sempre detto che la sede effettiva della propria Azienda sia necessariamente il luogo migliore per organizzare una conferenza stampa. Perchè questa possa filare liscia e avere i massimi risultati, infatti, serve anzitutto uno spazio adeguato al numero di convenuti, che non sempre è facile, o addirittura possibile, trovare in un ufficio. Meglio, in tal caso, affittare una sala appropriata in un hotel o in un centro direzionale vicino; e oltre a questo, è basilare assicurarsi che i giornalisti abbiano tutte le comodità necessarie a poter inviare rapidamente e facilmente in redazione i propri reportage, come ad esempio un’eccellente copertura Wi-Fi, o se sarà presente la radio, un collegamento ISDN.
3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte
Spesso la si prepara di fretta e senza cura, e invece la Cartella Stampa è fondamentale per generare interesse: va pensata come una Brochure per i giornalisti, che presenti il vostro evento, e merita quindi la stessa cura che dedicate ai vostri altri materiali promozionali. Ricordate che, oltre ad ampliare le probabilità che il vostro annuncio durante la conferenza stampa arrivi ad essere presentato in un articolo, crearvi una buona fama con i giornalisti significa anche potervi posizionare come figure a cui si rivolgono per un parere sul vostro settore, e quindi autorità nel vostro campo: un’ottima pubblicità.