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    Gestione archivi fisici

    Diadmin

    Apr 30, 2013

    La gestione archivi fisici, rappresenta una soluzione pratica e definitiva sul come sistemare tutte quelle cose, scartoffie che ci riempiono la scrivania o il posto di lavoro e che non sappiamo più dove mettere, ma di cui non possiamo disfarci.

    Una gestione archivi fisici comprende numerosi vantaggi e numerose caratteristiche di servizio come ad esempio:

    – realizzazione di un titolario, destinato alla corretta classificazione e monitorazione dei documenti
    – creazione di un massimo di scarto oppure di un piano di conservazione che indichi il ciclo vitale di ogni documento, definendone così i tempi di conservazione o di eventuale scarto e quindi macerazione, legato alla natura del documento stesso
    – organizzazione e gestione archivi fisici dei documenti in base al titolario di classificazione, realizzazione di un database che descriva l’intero patrimonio documentale che indica le caratteristiche delle unità d’archivio di cui si compone e la collocazione fisica per il reperimento e la gestione archivi fisici stessa
    – operazioni di stoccaggio, ovvero che i documenti verranno conservati in appositi contenitori e collocati in una specifica posizione all’interno della struttura degli scaffali, le cui coordinate sono inserite in un sistema informatico il quale, grazie all’apposizione di etichette con codici alfanumerici e a barre direttamente sui materiali che dovranno essere imballati, garantendo l’individuazione in qualsiasi momento l’esatto posizionamento dei documenti stoccati all’interno della struttura
    – gestione di richieste e consegne: il cliente stesso potrà fare richiesta in qualsiasi momento per una consultazione dei propri documenti.
    Inoltre, con un operazione di riordino e di informatizzazione, la gestione archivi fisici offrirà un servizio eccellente a quanti, disponendo di spazi adeguati, vorranno mantenere all’interno dei propri locali la gestione dell’archivio cartaceo, raggiungendo ugualmente vantaggi in termini di risparmio economico e miglioramento della gestione complessiva.

    Il servizio di riordino presso il cliente permette di ottenere i seguenti obiettivi:

    – miglioramento delle modalità di archiviazione
    – ottimizzazione degli spazi
    – ricuperabilità del documento e degli accessi all’archivio
    – riduzione notevole dei tempi di ricerca e ricollocazione
    – assegnazione delle responsabilità